Поделиться Поделиться

Контроль грошових коштів у касі підприємства

Контроль фактичної наявності готівкових грошових коштів та грошових документів починається з пред’явлення повноваження (наказу) на проведення інвентаризації каси касиру, припинення касових операцій та раптової інвентаризації. За результатами інвентаризації комісія у складі ревізора, головного бухгалтера (його заступника) і касира оформляє Акт про результати інвентаризації наявних коштів у двох примірниках. Якщо на момент інвентаризації касир відсутній, інспектор (ревізор) одразу опечатує сейф і приміщення каси.

Касир складає касовий звіт на момент інспектування (ревізії), до якого включаються всі первинні документи про приймання-видачу грошових коштів, за винятком незакритих відомостей на виплату грошей у дні виплати заробітної плати. Також дає розписку, передбачену формою акта інвентаризації, про те, що до початку інвентаризації всі прибутково-видаткові касові документи включено до звіту, усі грошові кошти оприбутковано чи списано у видаток. Інспектор (ревізор) перевіряє касовий звіт, завізувавши своїм підписом первинні документи до нього, аби уникнути можливої їх заміни.

Касир пред’являє касову готівку, яку перераховує покупюрно спочатку сам, а потім ревізор. У разі необхідності складається покупюрний опис грошей з підрахунком загальної суми, який підписують усі члени інвентаризаційної комісії. До касової готівки на момент ревізії включаються: наявні в касі гроші в національній та іноземній валютах, грошові документи та інші прирівняні до них цінності, фактично виплачена заробітна плата по незакритих відомостях на виплату грошей.

Інспектор (ревізор) вносить до акта інвентаризації дані про фактичну наявність касової готівки, після чого усі члени комісії підписують акт. Касир дає ще одну розписку про те, що грошові кошти, перераховані в акті, перебувають на його відповідальному зберіганні.

Касовий звіт передається до бухгалтерії для визначення залишку касової готівки за даними бухгалтерського обліку. Інспектор (ревізор) перевіряє правильність визначення цих даних і вносить їх до акта інвентаризації, установлює її результати.

При виявленні відхилень від облікових даних, касир дає письмове пояснення, яке детально вивчається для встановлення причин відхилень та прийняття відповідних рішень адміністрацією підприємства.

Під час перевірки наявності грошей в операційних касах торговельних підприємств у касира беруть довідку про суму виторгу за день. Перевіряють залишок готівки у касі і порівнюють його з даними обліку. Для цього знімають показники лічильників касового апарата на момент перевірки і порівнюють їх з показниками на початок дня. Визначається сума виторгу за день, яка має бути у касі, з урахуванням невикористаних касових чеків, повернених покупцями в установленому порядку, і порівнюється із фактичною їх сумою. Одночасно перевіряють дотримання чинного порядку роботи касирів на ЕККА та правил їх експлуатації.

Застосовуючи методи обстеження та нормативної перевірки, ревізор також перевіряє умови зберігання готівки у касі підприємства: ізоляція приміщення каси; наявність металевих грат, сигналізації, металевих шаф або сейфів; зберігання дублікатів ключів від сейфу.

Перевірка умов зберігання касової готівки включає також контроль наявності та оформлення договорів про повну матеріальну відповідальність касирів, добору кадрів касирів, дотримання правил ведення касової книги, здачі звітів до бухгалтерії, забезпечення умов збереження готівки при доставці грошей з банку та здаванні виручки.

Контроль дотримання касової дисципліни та обліку касових операцій за ревізований період здійснюється суцільним методом. Основним методичним прийомом контролю є нормативна перевірка на відповідність здійснених касових операцій чинним нормативним актам Національного банку України (далі – НБУ). Але, залежно від суті господарських операцій та напрямів контролю, застосовуються й інші способи і методичні прийоми, такі як порівняння та арифметичні підрахунки, обстеження, візуальна перевірка документів, прийоми зустрічної перевірки, експертного висновку тощо.

Основні напрями контролю:

1) дотримання касової дисципліни (дотримання встановленого ліміту готівки в касі, своєчасність і повнота здачі виручки чи невикористаної за цільовим призначенням готівки до банку, дотримання правил і граничних норм розрахунків готівкою, дотримання правил ведення касових операцій щодо цільового використання готівки, правил приймання та видачі грошей з каси, ведення касової книги);

2) правильність документального оформлення і ведення обліку касових операцій;

3) перевірка достовірності і правомірності здійснення касових операцій (оприбуткування надходжень до каси, видача з каси готівки на витрати підприємства і здачі до банку виручки від реалізації, невикористаних за призначенням сум; доставка і виплата заробітної плати через громадських касирів у структурних підрозділах підприємства).

Суцільний контроль касових операцій здійснюється щодо:

- повноти і достовірності документів, які додаються до касових звітів за кожен день;

- законності і достовірності розрахунків готівкою;

- правильності арифметичних підрахунків з операцій за звітний день і визначення залишків на кінець дня;

- правильності перенесення залишку грошей у касі у звіт наступного дня;

- правильності узагальнення підсумків і відображення на рахунках обліку у журналі 1 (машинограмі при автоматизації обліку) в частині операцій по кредиту рахунку 30 «Готівка» та відомості по дебету цього рахунку.

Під час перевірки з’ясовується наявність у підприємства касової книги, а також відповідність її оформлення вимогам законодавства України. Перевіряється правильність її ведення, оформлення в ній касових операцій із приймання-видачі готівкових коштів (у тому числі за строками), відповідність зазначених у ній сум прийнятої до каси або виданої з неї готівки даним прибуткових і видаткових касових ордерів, якість і своєчасність записів касира згідно із зазначеними в касовій книзі касовими документами, наявність підпису бухгалтера, який перевірив записи в касовій книзі за кількістю отриманих ним касових ордерів, правильність підрахунку в касовій книзі фактичних залишків готівки в касі на кінець дня тощо.

Перевіряють також правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів та видаткових відомостей (проставлення потрібних дат, номерів, сум, зазначення підстав для їх виписки, наявність підписів службових осіб і одержувачів коштів, відбитків печаток та штампів, підписів про отримання готівки, правильність оформлення депонованих сум тощо). За окремими видатковими відомостями можуть вибірково перераховуватися суми виплаченої готівки.

Необхідно встановити наявність у підприємства журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей і порядок їх ведення, а також правильність відображення в касових документах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між кореспонденцією рахунків у касовій книзі та у касових ордерах, наявність потрібних виправдовувальних документів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, рахунки, довідки тощо), і позначок про їх погашення. У касових документах, які викликають сумніви щодо їх справжності, перевіряється достовірність підписів одержувачів коштів і службових осіб, які дають пояснення щодо цього.

Особлива увага під час перевірки має приділятися встановленню повноти та своєчасності оприбуткування готівки за реалізовану продукцію, продані товари, виконані роботи, надані послуги і за позареалізаційні операції тощо.

Під час перевірки аналізується загальний стан касових оборотів надходжень готівки з кас банку до кас на підставі банківських виписок за поточними рахунками підприємства.

За сумами коштів, що одержані з банку, і датами звіряються банківські виписки, відповідні записи в касовій книзі та дані прибуткових касових ордерів. У разі потреби можуть також порівнюватися дані корінців грошових чеків із виписками банку.

Під час перевірки повного і своєчасного оприбуткування коштів у касі, записи в касовій книзі звіряються за сумами та строками з даними відповідних прибуткових касових ордерів (із залученням, у разі потреби, таких виправдовувальних документів, як квитанції до прибуткованих касових ордерів, рахунки-фактури, товарно-транспортні і податкові накладні тощо). Перевіряється також проведення записів щодо реєстрації касових ордерів (за сумами і датами) у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

Для поглибленої перевірки повного оприбуткування в касі готівкових коштів, можна проаналізувати також обороти за відомістю журналу 1 за дебетом субрахунку 301 «Готівка в національній валюті» у порівнянні з оборотами за кредитом кожного кореспондуючого рахунку з подальшим порівнянням їх із відповідними записами в касовій книзі та даними документів, які підтверджують фактичне одержання підприємством готівки.

Крім того, можна застосувати зустрічні документальні перевірки у покупців (замовників), які розплачувалися готівкою, шляхом взаємного звірення касових документів ревізованого підприємства з даними покупців.

З’ясовується, чи дотримується підприємство встановленого ліміту каси, строків і порядку здавання готівкової виручки. Для визначення понадлімітних залишків готівки, порівнюються фактичні її залишки за касовою книгою з установленим лімітом каси за кожний день незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється, виявлено перевищення ліміту каси, то з’ясовується, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків.

Під час здійснення перевірок підприємств торгівлі, громадського харчування та послуг також звертається увага на обов’язковість забезпечення постійної наявності в касах розмінної монети для видачі здачі.

Аналізуються обсяги готівки, періодичність та структура її видачі, динаміка порівняно з попередніми періодами. Звертається увага на такі факти, як строки відкриття підприємством поточного рахунку, проведення по ним операцій, що не є економічно виправданими або суперечать законодавству України (які не відповідають характеру його діяльності, перекази значних сум готівки на рахунки фізичних осіб, надходження і вилучення з рахунків готівки в сумах, що перевищують звичайний грошовий обіг цього підприємства тощо).

Під час перевірки встановлюється дотримання підприємством чинного порядку витрачання готівкової виручки. Приймається до уваги, що у разі наявності у підприємства податкового боргу, виплати готівкою здійснюються з урахуванням вимог Податкового кодексу України (далі – ПКУ) (глава 9 «Погашення податкового боргу платників податків»). Встановлюється, у які періоди ревізоване підприємство мало податковий борг, факти проведення підприємством у ці періоди виплат, пов’язаних з оплатою праці.

У ході перевірок порядку видачі готівки під звіт та її використання виявляються факти неправомірної видачі готівки під звіт працівникам, які повністю не розрахувалися за попередньо видані їм кошти, факти несвоєчасного звітування, а також випадки передавання підзвітних коштів одним працівником іншому тощо.

Для контролю за дотриманням підприємствами установлених обмежень під час здійснення між ними готівкових розрахунків перевіряються розрахункові операції підприємства-платника готівкових коштів. Необхідно враховувати, що готівкові розрахунки можуть здійснюватися між підприємствами протягом дня за одним чи кількома платіжними документами у розмірі не більше десять тисяч гривень, а також те, що зазначені обмеження не стосуються розрахунків підприємств із фізичними особами. Якщо готівкові розрахунки підприємства перевищують установлену граничну суму, то надлишкова їх сума додається до фактичних залишків готівки в касі платника у той день, у який було здійснено цю операцію.

У торговельних підприємствах особливу увагу приділяють перевірці правильності і повноти оприбуткування в касі виторгу. Для цього спочатку перевіряють відповідність підсумків у колонці відомості журналу 1 за дебетом рахунка 301 «Готівка в національній валюті» і кредитом рахунка 702 «Дохід від реалізації товарів». При виявленні розходжень порівнюють касові квитанції, що додані до товарних звітів, із звітами касира.

Виходячи зі змісту конкретної операції, вказаної в касових документах, контролюється правильність визначення кореспонденції рахунків у касовому звіті і журналі 1 (або іншому відповідному обліковому реєстрі).

Типові порушення : перевищення встановленого ліміту залишку касової готівки; неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне оприбуткування) в касах готівки; перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки або видача готівки під звіт без повного звітування щодо раніше виданих сум; заниження обсягів реалізації за готівку, несвоєчасність здачі виручки структурними підрозділами до каси або касою – до банку; проведення готівкових розрахунків без подання платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткових касових ордерів, іншого письмового документа), який би підтверджував оплату покупцем (частіше стосується непідтверджених документом витрат підзвітних сум); наявність недооформлених, протиправних, підроблених документів про виплати з каси заробітної плати, депонованої заробітної плати і т.п.; завищення обсягів видатків готівки з каси на погашення заборгованості із заробітної плати за минулий час, за звітний місяць; продаж товарів за готівку без застосування реєстраторів розрахункових операцій (далі – РРО) та розрахункових книжок, порушення порядку ведення книги облікку розрахункових операцій; неправомірні бухгалтерські записи на рахунках бухгалтерського обліку.

У разі виявлення порушень під час проведення контролю грошових коштів у касі необхідно отримати відповідні письмові пояснення у касира та головного бухгалтера підконтрольної установи. Також слід скласти Акт про перевірку дотримання порядку ведення операцій з готівкою (у 3-х примірниках), у якому викладається зміст порушення з відповідним обґрунтуванням та рекомендаціями керівництву підприємства щодо усунення виявлених недоліків. Якщо порушень не виявлено – складається довідка, вимоги до оформлення якої встановлені як для акта ревізії.

Усі порушення знаходять відображення у робочому журналі ревізора, а якщо однорідних порушень понад три, то й у додатках до акта ревізії (спеціальних групувальних відомостях і розрахунках).

← Предыдущая страница | Следующая страница →