Поделиться Поделиться

Научитесь связывать встречу с контактом, с документом, устанавливать и отменять оповещение, устанавливать параметры занятости

Технология работы

1. Откройте окно параметров встречи двойным щелчком на теме или на пустой строке в ежедневнике (рис.12).

2. Рассмотрите вкладку Встреча .

3. Выполните следующие действия:

• измените тему встречи;

• укажите место встречи;

• отключите флажок оповещения;

• установите параметры занятости: занят, свободен, под вопросом, нет на работе.

4. Свяжите встречу с контактом. Для этого щелкните на кнопке Контактыв нижней части диалогового окна и в открывшемся списке контактов выберите имя контактного лица, с которым запланирована встреча.

Задание 4. Заметки и вложения

Обычно при встрече обсуждаются какие-то деловые вопросы. Вы можете в окне встречи сделать заметки, примечания, какие вопросы предполагается обсудить, предложения по обсуждаемым темам и прочее. Если к встрече готовится документ, то его можно либо напрямую вставить в окно встречи, либо связать с ней.

Заметки и вложения к встрече.

Технология работы

1. Откройте окно встречи (см. Задание 1).

2. В текстовом поле для заметок к встрече запишите текст: “Обговорити терміни роботи, кількість учасників і коло їхніх питань ”.

3. Прикрепите к встрече созданный и сохраненный на компьютере файл. Для этого:

· щелкните на кнопке Добавить файл(или меню Вставка > Файл );

· в окне обзора найдите нужный файл и щелкните на кнопке Вставить(значок файла появится в окне).

4. Вы можете также вставить содержимое файла. Для этого:

· выберите в меню Вставка > Обьект ;

· в диалоговом окне установите переключатель Создать из файла ;

· щелкните на кнопке Обзори в диалоговом окне выберите имя файла;

· закройте диалоговые окна щелчком на кнопке ОКи убедитесь, что содержимое файла появилось в поле заметок.

Задание 5. Планирование повторяющихся встреч

В работе есть встречи, которые периодически повторяются. Например, доклад директору производится в начале каждого рабочего дня, подписание документов — в конце рабочего дня, раз в неделю проводятся совещания, посвященные планированию предстоящей работы и отчету о проделанной работе. Все перечисленные виды встреч можно отметить в календаре как повторяющиеся. В этом случае они автоматически будут записаны на запланированные дни.

Научитесь создавать повторяющуюся встречу. Технология работы

1. Создайте в календаре несколько встреч, которым затем будет присвоен признак повторения (табл. 3).

Таблица 2. Повторяющиеся события

День недели Время Тема Признак повторения
Понедельник   9.00-9.30   Просмотр почты   ежедневно  
Понедельник   9.30-10.00   Доклад директору   ежедневно  
Понедельник   16.30-17.00   Подписание документов   ежедневно  
Понедельник   10.00-11.00   Планерка   каждую неделю  
Вторник   13.00-14.30   Прием по личным вопросам   каждую неделю  
Пятница   16.00-17.00   Итоги работы   каждую неделю  

2. Задайте признак повторения для встречи. Для этого:

· двойным щелчком откройте окно встречи;

· на панели инструментов щелкните на кнопке Повторение ;

· в диалоговом окне Повторение встречи(рис.13) установите необходимые параметры повторения;

· закройте окно встречи и найдите в календаре другие даты, на которые автоматически будет записана повторяющаяся встреча.

Рис.13. Задание параметров повторяющейся встречи

Задание 6 Планирование собраний и событий

Собрание предполагает приглашение нескольких участников. Программная среда Оutlook позволяет выбрать участников из папки Контактыи автоматически послать им приглашения. Этот вид работы напрямую связан с возможностью групповой работы в сети. Событие— это мероприятие на весь день.

Научитесь назначать собрание и событие.

Технология работы

1. Откройте повторяющуюся встречу Планерка(см. Задание 5).

2. Щелкните на вкладке Доступность участников . При переходе на эту вкладку встреча автоматически преобразуется в собрание.

3. Для выбора участников и отправки им приглашений щелкните на кнопке Другие . Откроется адресная книга.

4. Выберите участников собрания.

5. В сформированном списке щелкните на значке отправки приглашения рядом с каждым участником и выберите пункт отправлять или не отправлять приглашения.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы работаете в сети, то приглашения будут автоматически посланы по указанным в папке Контактыадресам.

6. При формировании папки Контактывсе даты рождений и годовщин автоматиче­ски записываются в ежедневник на соответствующие дни как события. Такая запись в нужный день напомнит вам о необходимости поздравить партнера, что является признаком учтивости в деловом общении. Событие указывается в заголовочной части листа ежедневника. Просмотрите ежедневник и убедитесь, что в дни рождений ваших сотрудников и партнеров внесена соответствующая запись (рис.14).

Рис.14. Повторяющееся событие: день рожденья

7. Создайте событие на весь день Семинар менеджеров . Для этого:

• двойным щелчком откройте новую встречу;

• установите флажок Целый день ;

• задайте остальные параметры встречи: тему, место, дату, время, участников.

Задание 1. Создание задачи

В окне папки Календарьрасположена Панель задач(см. рис.11). Задача , в отличие от Встречи , не имеет конкретной даты и времени выполнения. Она имеет лишь определенную дату начала и срок выполнения. Задачихранятся в отдельной папке с одноименным названием. Панель задач в календаре связана с папкой Задачи(рис.15).

Вы можете установить следующие параметры задачи:

· указать тему задачи;

· назначить дату начала и срок исполнения;

· отслеживать стадии завершенности: не началась, выполняется, завершена, отложена, в ожидании;

· указывать процент исполнения задачи;

· поручить задачу другому исполнителю и контролировать исполнение;

· связать задачу с контактом;

· прикрепить файл или записать заметки;

· изменить представление сведений о задаче в окне.

Рис.15. Папка Задачи

Многие из этих параметров аналогичны параметрам встречи. Научитесь создавать задачи и задавать их параметры. Технология работы

1. Рассмотрите представление информации о задачах в папке Календарь(см. рис.11) и в папке Задачи(рис.15). Они во многом совпадают.

2. Перейдите в папку Задачи .

3. Для создания задачи щелкните на строке с надписью “Щелчок добавит элемент (Задача)”.Таким способом вы можете задать тему, срок исполнения и еще некоторые параметры задачи. Запишите тему “Приказ об утверждении графика отпусков ” и укажите срок исполнения в раскрывающемся календарике, затем нажмите Еntег .

4. Чтобы ввести подробные сведения о задаче, двойным щелчком откройте окно параметров задачи (рис.16).

5. Введите дату начала, состояние, процент завершенности задачи. Установите флажок оповещения.

6. Прикрепите к задаче файл с приказом (см. Задание 4).

7. Создайте еще несколько задач на следующие 5 дней:

• собрать сведения об отпусках;

• составить план проведения семинара;

• составить список участников семинара;

• разослать телефонограммы участникам семинара.

Рис.16. Окно параметров задачи

Задание 8. Поручение задачи другому лицу и контроль исполнения

Секретарь не только самостоятельно выполняет задания директора, но и может по его указанию поручить выполнение задачи другому сотруднику и осуществлять контроль исполнения.

Программная среда Оutlook позволяет поручить задачу любому лицу из папки Контакты . При поручении задачи она автоматически пересылается по сети сотруднику, который становится владельцем задачи. Порученная задача хранится в папке секретаря, который таким образом имеет возможность контролировать ход ее выполнения.

← Предыдущая страница | Следующая страница →