Поделиться Поделиться

Документування управлінської діяльності в організації

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері чи інших носіях управлінських дій в процесі їх здійснення чи за їх підсумками, тобто у створенні управлінських документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передача, зберігання і використання інформації протягом певного часу чи постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів мають відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.

Для забезпечення належної організації документування керівництвом визначається конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для документування діяльності організації.

Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій здійснюється згідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджується її керівником.

Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання їх здійснюється згідно до повноважень, визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими Комітетом у межах своєї компетенції.

Згідно зі статутом організація видає такі розпорядчі документи: накази, постанови та розпорядження.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в організації є:

1. Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

2. Здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань згідно до компетенції;

3. Потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

Розпорядчі документи видаються обов 'язково:

■ з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов' язків посадових осіб, відміни, зміни та призупинення дії раніше виданих наказів;

■ з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у разі зміни планових показників і встановлення додаткових планових завдань; при підсумках виконання планів;

■ з питань фінансування, при затвердженні звітів, зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;

■ з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: призначення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стягнення, про відрядження працівників; у разі преміювання, виплати одноразових грошових винагород, надання відпустки, проведення атестації та присвоєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.

В інших випадках питання про необхідність видання розпорядчих документів вирішується керівництвом організації.

Вирішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх чи декількох структурних підрозділів, викладається, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються у розпорядженнях керівництва організації.

Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначальності, не можуть скасовувати чи змінювати розпорядчі документи колегіального органу.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Дані документи приймаються у формі, що визначається органом, котрий готує проект відповідного документа.

Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, коли спосіб доведення не визначений у самому документі, доводяться до апарату управління в порядку, визначеному керівництвом.

Це може здійснюватися шляхом:

■ видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких викладається зміст одержуваного документа і засоби його виконання чи вказівки на дії, що їх повинен здійснити виконавець;

■ розсилання копій документа, коли він не потребує конкретизації завдань з його виконанню чи надісланий до відома;

■ ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується даний документ, під розпис.

При потребі документи вищих органів розсилаються структурним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із супровідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах його повноважень.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, номерів і назв (заголовків).

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, розшифрована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Коли хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані тексти виступів друкуються, додаються до матеріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань передаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.

Рішення доводиться до відома виконавців шляхом надсилання їм виписок з рішень чи їх копій.

При здійсненні оперативних зв' язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах їхньої компетенції дозволяється направляти листи, які мають право підписувати керівництво згідно до розподілу обов' язків.

Коли документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону (телефонограма), телеграфу чи факсу, що оформляється за встановленими правилами.

Робота з документами

Письмові документи - це не тільки важливе джерело інформації для менеджера, проте й засоби інформування інших працівників підприємства та спосіб доведення до виконавців прийнятих рішень. Прочитання і аналіз документів, накладення резолюцій, віз, оцінка відповідності відносно правил документування адміністративних, планових, фінансових та інших рішень, підписання документів, листування вимагають від менеджера навичок роботи з ними: скорочитання, дотримання правил складання резолюцій, знання діловодства і застосування сучасних засобів організаційної техніки.

Під час підготовки документації менеджеру слід чітко викладати свої думки в документах, щоби їх неможливо було двояко тлумачити. Слід пам'ятати і про те, що багатослівність заважає сприйняттю документа.

На кожній стадії складання документа - від початкового накреслення проекту до підписання кінцевого варіанту тексту - слід виявляти максимум уваги, враховуючи, що будь-яка зразу не виправлена неточність може зберегтися, через те що око до неї "звикає". Резолюція менеджера - це своєрідний висновок на документі. Вона має бути чіткою і стислою. Загальні резолюції "До відома і виконання", "Прошу розібратися" - часто є недостатніми. Коли документ передається виконавцю і зі змісту зрозуміла суть справи, то краще обмежитися зазначенням прізвища виконавця "С. П. Іванову. Підпис. Дата". Коли, згідно з документом, треба провести додаткову роботу, яка відрізняється від звичайно виконуваної працівниками діяльності, тоді резолюція може бути більш багатослівною.

Копії документів, розмножені для розсилання, підписує особисто менеджер. Це підвищує значимість документа. Підпис менеджера має бути розбірливим. Одним із найдієвіших способів заощадження часу і засобів на листування є впровадження типових текстів для регулярної кореспонденції. Це дає можливість зекономити час на складання і прочитання листів у 3-5 разів.

Інтерес становить також складання кореспонденції за системою "відповідь-блискавка". У цьому випадку лист пишеться безпосередньо на бланку отриманого листа і надсилається відправнику. На підприємстві залишається копія цього листа з відповіддю.

Заповнення трафаретного тексту, написаного на бланку типового аркуша друкарським способом, скорочує у вісім разів витрати часу порівняно зі звичайною підготовкою листа. Прочитання трафаретних листів також прискорюється настільки, що забезпечує більшу ефективність їх застосування в адресата, зокрема у менеджера.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1. Розкрийте роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством.

2. Дайте визначення документа.

3. Які Ви знаєте види документів.

4. Наведіть класифікацію документів.

5. Що означає процес документування.

6. Опишіть складові документального забезпечення діяльності підприємства.

7. Розкрийте поняття системи документації.

8. Наведіть класифікацію системи документації.

9. Що означає поняття уніфікації управлінських документів?

10. Розкрийте поняття стандартизації управлінських документів.

← Предыдущая страница | Следующая страница →