Поделиться Поделиться

Складання та оформлення службових документів

Для складання службових документів використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Усі службові документи оформлюються на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та додержанням таких правил:

o бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері чи папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

o бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менше як 10 міліметрів; праве й нижнє - не менше як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох чи більше організацій, оформляються не на бланках. З метою прискорення виконання документів та правильності формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком із цього правила є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих із даного питання документів.

Текст документа складається у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці чи поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій частині зазначається підстава чи обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження чи прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад, наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання без пояснення.

Форма анкети використовується в разі викладення цифрової чи словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах із матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується в разі викладання цифрової чи словесної інформації про кілька об'єктів за родом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі дані посадові особи.

Службовий документ, що складається в Міністерстві охорони здоров'я України, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів затверджено Наказом МОЗ України за № 20 від 5.02.1998 р. та наводиться в Інструкції з діловодства в Міністерстві охорони здоров'я. Склад реквізитів наведено на рис. 10.11.

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом). 2. Емблема підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО). 3. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД). 4. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади. 5. Найменування підприємства, установи, організації. 6. Найменування структурного підрозділу. 7. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунка в банку. 8. Назва виду документа. 9. Дата. 10. Індекс. 11. Посилання на дату та індекс вхідного документа. 12. Місце складення чи видання. 13. Гриф обмеження доступу до документів. 14. Адресат. 15. Гриф затвердження. 16. Резолюція. 17. Заголовок до тексту. 18. Відмітка про контроль. 19. Текст. 20. Відмітка про наявність додатків. 21. Підпис. 22. Гриф погодження. 23. Візи. 24. Печатка. 25 . Відмітка про засвідчення копій. 26. Прізвище виконавця і номер його телефону. 27. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи. 28. Відмітка про перенесення даних на машинний носій. 29. Відмітка про надходження документа.

Рис. 10.11 Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

Назва виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначається на бланку друкарським чи машинописним способом і повинна відповідати компетенції та змісту управлінської діяльності.

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про удосконалення медичної допомоги хворим на цукровий діабет; протокол (чого?) засідання експертної комісії. Коли в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

← Предыдущая страница | Следующая страница →