Поделиться Поделиться

Порівняльний аналіз стану роботи на підприємствах з документацією

А. Організація документообігу в ТОВ "Олекса". Підприємство "Олекса" в своїй діяльності використовує традиційний паперовий документообіг.

Традиційний документообіг на ТОВ "Олекса" включає декілька етапів. Розглянемо їх детально.

1. Реєстрація і облік документів. Рух документів з моменту їх отримання чи створення до завершення виконання рішень за ними, відправки чи здача в справу утворюють документообіг організації. Порядок руху документів в товаристві закріплюється в схемах проходження документів, які розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації.

Реєстрація документів – фіксація факту створення чи надходження документа відбувається шляхом проставляння на ньому індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ в реєстраційних формах.

Індекс документа складається з порядкового номера в межах реєстрованого масиву документів, котрий, виходячи із завдань пошуку, доповнюється індексами за номенклатурою справ, класифікатором кореспондентів, виконавців та ін. В індексі документа дотримується наступна послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс за номенклатурою справ, індекс за класифікатором, що використовується. Складові частини індексу відділяються один від одного косою межею.

Документи реєструються в організації один раз: ті, що поступають, – у день надходження, створювані – в день підписання чи затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший повторно не реєструється.

1.1. Порядок обробки вхідних документів. Документи, що поступають на підприємство, у через те числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям. На одержаному документі проставляється реєстраційний номер.

Документи з грифом "особисто" не розкриваються, а передаються за призначенням.

Документи, адресовані керівництву підприємства, чи ті, які не мають вказівки конкретного посадовця чи структурного підрозділу, заздалегідь розглядаються в службі документарного забезпечення.

На розгляд керівництва передаються документи, одержані з урядових і вищестоящих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації й вимагають рішення керівництва. Решта документів після попереднього розгляду службою забезпечення документації прямує виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям здійснюються в день надходження документів до служби документаційного забезпечення чи в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час.

1.2. Порядок обробки документів, що відправляються. Документи, що відправляються підприємством, у через те числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Обробка й відправка документів здійснюється централізовано службою документаційного забезпечення згідно до Поштових правил.

1.3. Передача документів усередині організації. Передача документів поміж структурними підрозділами проводиться через секретарів структурних підрозділів та осіб, відповідальних за забезпечення документації. Документи передаються з відповідною відміткою в реєстраційній формі.

1.4. Облік кількості документів. Облік проводиться в комплексі з іншими заходами відносно вдосконалення роботи з документами. Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами та групах документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожний екземпляр, у через те числі розмножений та машинописний.

2. Організація контролю за виконанням документів. Контролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення й відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно- розпорядчих документів здійснюється за дорученням керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, за матеріально-технічним постачанням і т.д.) ведеться за дорученням керівників у відповідних структурних підрозділах.

Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях із дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що поступили з інших організацій, – із дати їх надходження. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям та особам чи іншого документованого підтвердження виконання.

Формування справ – угрупування виконаних документів у справи проводиться згідно до номенклатури справ. Справи формуються централізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію.

Контроль за правильним формуванням справ в товаристві і його структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення

При формуванні справ дотримуються таких загальних правил:

• Поміщають до справи тільки виконані, правильно оформлені документи згідно до заголовків справ за номенклатурою.

• Поміщають разом всі документи, що відносять до даного питання.

• Поміщають додатки разом з основними документами.

• Групують до справи документи одного календарного року, за винятком перехідних справ.

• Роздільно групують до справ документи постійного і тимчасового термінів зберігання.

До справи не поміщають документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 листів.

3. Зберігання документів, складання номенклатури справ. Номенклатура справ, як систематизований перелік справ з указівкою термінів їх зберігання, оформляється в установленому порядку. Номенклатура справ в товаристві складається задля обгрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів та обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи.

Номенклатура справ товариства складається службою документаційного забезпечення документації на основі номенклатури справ структурних підрозділів.

4. Уніфікація та стандартизація документів. Основним напрямом удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.

Стандартизація – це процес установлення й застосування стандартів, під якими розуміється "зразок, еталон, модель, що приймаються за початкові для зіставлення з ними інших подібних об'єктів". Стандарт як нормативно-технічний документ установлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкту стандартизації і затверджується компетентним органом. Використання стандартів сприяє покращанню якості документа.

Стандартизація – складний процес. До її складу входять такі елементи, як типізація, уніфікація, агрегація. З одного боку, це методи стандартизації, з іншого – види робіт, які можуть здійснюватися як самостійні. Типізація використовується для отримання типових форм документів і типових текстів, тобто зразків чи еталонів, на основі яких створюються конкретні документи. Типовий текст – це текст-зразок, на основі якого в подальшому створюються тексти аналогічного змісту.

Під уніфікацією розуміється "приведення чого-небудь до єдиної системи, форми, одноманітності". Управлінські документи, що використовуються на різних рівнях управління оформляються одноманітно. Це дозволяє включати документи в єдину систему діловодства, сприяє їх оперативній обробці й виконанню, скорочує витрати часу на роботу з документами не тільки діловодного персоналу, проте і всіх працівників від керівників до рядових співробітників.

Управлінські документи в товаристві відповідають уніфікованим формам документів, установленим національними стандартами, іншими нормативно-правовими актами, що містять вимоги до побудови форм, правилами створення документу. Склад реквізитів управлінського документа забезпечує набуття ним чинності, ідентифікує його вид, назву, дату, місце створення та інші характеристики. Носії документної інформації управлінських документів, способи та засоби фіксування документної інформації забезпечують збереженість документа протягом визначеного строку його зберігання.

У процесі роботи товаритсва накопичується великий обсяг різних документів (накази, листи, договори, службові записки, інструкції і т.д.). При цьому згодом неминуче ростуть складності з пошуком необхідних документів, підтримкою їх актуальності, деякі документи губляться, для ознайомлення документи багаторазово копіюють, порушується режим конфіденційності, на столах накопичується велика кількість паперів і т.д. У результаті управлінські рішення приймаються неоперативно, і в умовах недостатності інформації збільшуються управлінські витрати на документообіг, що негативно позначається на ефективності роботи організації в цілому.

При роботі з документами в товаристві за традиційною паперовою технологією:

• середній співробітник виконує в день 10 операцій по пошуку різних документів;

• пошук одного документа займає в середньому дві хвилини; в 10% випадків співробітник не знаходить потрібний документ;

• у випадку, коли документ не був знайдений відразу, на його пошуки витрачається також дві хвилини;

• коли документ усе-таки не знайдений, співробітник переключається на іншу роботу.

Коли врахувати, що будь-котрий новий продукт чи процес може зажадати сотень пов'язаних із ним документів і уявити описаний вище процес у рамках всього товариства протягом року, то висновки дозволяється зробити зовсім невтішні.

Таким чином, після детального аналізу виявилося, що найбільш ефективним у даній ситуації є не нове, проте досить новаторське рішення – перехід підприємства "Олекса" до електронного документообігу.

Безумовно, паперовий документообіг більш звичний і традиційний, проте при цьому він має ряд недоліків, які суттєво затінюють достоїнства його застосування. Традиційний документообіг є неефективним для підприємства "Олекса". А введення електронного документообігу хоча б частково, дозволить значною частиною автоматизувати і узгодити його. За винятком цього, заявиться можливість використовувати абсолютно нові, недосяжні для традиційного документообігу схеми руху та узгодження документації.

При впровадженні у товаристві електронного документообігу дозволяється досягти кращих результатів. Це дозволить збільшити продуктивність керування виробничими процесами на 30-40%, зменшити загальні витрати, пов'язані з обробкою паперової документації на 40%. Також на 50% збільшується швидкість реагування на запити клієнтів. За винятком того, швидкість пошуку документів збільшується майже на 90%.

Б. Ведення електронного документообігу в ТОВ "Стефанія". Для чіткості подальшого викладу зазначимо, що під поняттям "електронний документ", згідно до закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", розумітимемо документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, серед яких обов'язкові реквізити документа.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, опрацювання, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності і в разі необхідності – з підтвердженням факту одержання таких документів [184].

Електронний документообіг – це високотехнологічний та прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи всіх організацій незалежно від форми власності. Він забезпечується сукупністю технологій, які не тільки значно оптимізують, проте й істотно змінюють роботу.

Електронний документообіг в ТОВ "Стефанія" вирішує низку завдань. Окреслимо найголовніші з них:

• автоматизація роботи з документами, пошук та відбір необхідної інформації, розсилання опрацьованих документів для їх подальшого опрацювання;

• обмін документами поміж вузлами системи (уніфікація технологічних процедур проходження, передачі й опрацювання документів, зокрема збирання, реєстрація, накопичення, опрацювання та комплексний аналіз інформації, що надходить до кожного з вузлів, зокрема забезпечення постійного зв'язку і обміну інформацією поміж вузлами);

• автоматизація функцій управління процесами на основі повідомлень спеціалістів про надходження документів для опрацювання, про закінчення нормативних термінів опрацювання, синхронізація робіт спеціалістів;

• розсилання, зберігання та використання вхідних, вихідних і внутрішніх документів за єдиною нумерацією з початку року;

• відправлення, приймання та опрацювання електронної пошти;

• автоматизація процесів реєстрації документів, заповнення кодованих реквізитів реєстраційних і контрольних карток із використанням класифікаторів та довідників, забезпечення механізмів анотованого опису документів і збору резолюцій, доставка звітів про виконання доручень;

• автоматизація збирання даних про результати виконання технологічних процесів та формування на їх основі аналітичних і статистичних звітів та довідок відносно документообігу та контролю за виконанням документів, формування довільних аналітичних довідок;

• побудова системи класифікаторів і довідників;

• оперативний пошук інформації про вхідні, вихідні та внутрішньорозпорядчі документи за комбінацією умов із будь-яких реквізитів реєстраційних карток чи за контекстом документа;

• забезпечення надійного зберігання всіх версій документів й інших інформаційних об'єктів, максимально зручна систематизація сховища документів;

• наскрізний контроль (група контролю, керівник установи, безпосередній виконавець) за проходженням і виконанням документів;

• організація служб копіювання та відновлення інформації, що зберігається, і забезпечення її захисту від несанкціонованого доступу;

• визначення кола осіб, які за посадовими обов'язками здійснюють підготовку та опрацювання документів, призначення рівнів їхнього доступу до інформації, повноважень і прав;

• удосконалення методів підтримки прийняття рішень з питань документообігу організації;

• підготовка друкованих ілюстрованих узагальнювальних відомостей, друкування реєстраційних карток, журналів реєстрації, реєстрів розсилання, статистичних та аналітичних довідок про стан виконання документів і документообіг.

Підприємство "Стефанія" виконує такі головні вимоги електронного документообігу: масштабоємність, розподіленість, модульність та відкритість.

Масштабоємність потрібна для того, щоби система могла підтримувати будь-якому кількість користувачів (здатність системи нарощувати потужність визначається потужністю відповідного програмного забезпечення).

Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально розподілених організаціях. Система також має складатися з окремих, інтегрованих поміж собою, модулів.

Модульність потрібна на той випадок, коли користувачеві системи не потрібно відразу впроваджувати всі компоненти системи документообігу чи спектр завдань установи вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу.

І, нарешті, система має відкритий інтерфейс для можливого подальшого опрацювання та інтеграції з іншими розподіленими системами.

Життєвий цикл електронного документа в ТОВ "Стефанія" складається з 4 етапів і на кожному з них є певні особливості:

1. Поява: документ не повинен виникнути, коли у нього немає картки обліку, яка може відрізнятись для різних типів документів: документ не підлягає несанкціонованому видаленню, перейменуванню чи переписуванню поверху. Всі дії протоколюються.

У разі необхідності система збереже всі попередні варіанти, а також видалені документи. Всі дії, що можуть бути вчинені з документами, визначаються правами доступу користувачів, що дає змогу формувати стратегію роботи з документами.

2. Становлення: кожен документ проходить етап свого існування, що називають "чернеткою", – несформований документ у даний період переходить із рук у руки, його змінюють та переробляють.

Якість електронного документа багато в через що залежить від того, наскільки успішно та організовано він пройшов через цю смугу свого існування. Для здійснення колективної роботи над документом необхідно застосовувати механізм блокування документів, що редагуються (“chek-out, check-in”).

Завдяки цьому механізмові виключається можливість того, що два працівники створять у себе дві локальні копії документа і одночасно зроблять у ньому зміни. Відредагованому документові присвоюється новий номер підверсії. Попередня підверсія документа залишається у системі, її дозволяється відкрити, переглянути та редагувати. Всі дії учасників такого процесу документують, щоби уникнути плутанини.

3. Опублікування: система документообігу підприємства опубліковує документ, тобто затверджує на етапі остаточної версії, якому дозволяється подавати на друк, надсилати партнеру тощо. Коли виникає потреба внесення змін до документа після його опублікування, то на основі опублікованої версії створюється новий варіант документа й починається новий життєвий цикл.

4. Архівування: після опублікування документ відправляється в електронний архів, де він повинен пробути стільки часу, скільки передбачено розпорядком даної організації. Є документи, що зберігаються як завгодно довго. Є документи, які потрібно зберігати декілька днів.

Створення архіву є непростим питанням, що залежить від потреб організації. Наприклад, документи, до яких часто звертаються, потрібно зберігати на швидких носіях, а неактуальні документи, що рідко використовуються, дозволяється покласти на дешевші та повільніші носії. До такої системи дозволяється приєднати електронний архів, де зберігається документ разом із його історією і супровідною карткою.

Підприємство "Стефанія" використовує продукт "Степ 2.0", розроблений компанією "КвазарМікро", котрий поєднується з електронним архівом.

Важливо зазначити, що до основних переваг інтегрованої системи електронного документообігу відносять: відсутність обмежень на кількість під'єднаних до інтегрованої системи нових організацій, можливості автоматизації багатьох функцій управління системою документообігу, прозорість множини всіх під'єднаних до системи, стандартизований інтерфейс користувача.

Система електронного документообігу (СЕД), якому використовує підприємство "Стефанія", містить обов'язкові типові компоненти: сховище карток (атрибутів) документів; сховище документів; компоненти, що здійснюють бізнес-логіку системи.

Сховище атрибутів документів призначене для зберігання "картки" – набору полів, що характеризують документ. Зазвичай у СЕД існує поняття типу документів (наприклад, договір, специфікація, лист тощо) та для кожного типу заводиться своя власна картка.

Картки різних типів мають обов'язкові береги, спільні для всіх документів, та спеціальні поля, що стосуються документів цього типу. Наприклад, спільними полями може бути унікальний номер документа, його назва, автор, дата створення. Документи типу "договір" можуть містити такі поля, як дата підпису, термін дії, сума договору. Типи документів, своєю чергою, можуть мати підтипи, що мають спільний набір полів, котрий вони наслідують від основного типу, та при цьому додаткові поля, унікальні для підтипу.

Типізація документів, побудова їх ієрархії та проектування карток є одним із найважливіших етапів у процесі впровадження СЕД.

Окрім поняття типу документів, можливим є присвоювання документам категорій, причому один документ може належати одночасно до декількох категорій.

Категорії можуть бути вбудовані в дерево категорій. Наприклад, дозволяється мати категорію "Юридичні документи" під категоріями "Закони", "Договори", "Накази" тощо.

При цьому дозволяється мати паралельну структуру по відділах, наприклад, категорію "Документи планового відділу", а в ній підкатегорії "Договори про купівлю", "Рахунки" тощо. Договір про купівлю може бути одночасно віднесений до підкатегорій "Договори" та "Договори про купівлю", що відносять до різних гілок ієрархії категорій.

Таким чином, з'являється можливість пошуку документа в такому дереві на основі його класифікації, причому один і той самий фізичний документ може траплятись будь-якому кількість разів у різних вузлах даної ієрархії.

Для реалізації сховища документів ТОВ "Стефанія" використовує технологію керування ієрархічним зберіганням HSM (Hierarchical Storage Management), які створюють із різноманітних різнорідних засобів зберігання "віртуальну файлову систему" завгодно великого розміру, керуючи перенесенням інформації з одного носія на інший. Базові засоби HSM убудовані у Windows 2007.

Сьогодні дедалі популярнішою стає концепція відкритого середовища, максимально підтвердженої адаптації під конкретні потреби, та при цьому нескладної у встановленні та супроводі, з "тонким клієнтом" та виділеним сервером прикладних програм, особливо багатоплатформних.

Потрібно зазначити, що система "Степ 2.0" компанії "КвазарМікро", якому використовує ТОВ "Стефанія", дає повну функціональність тільки при використанні клієнтської прикладної програми, проте при цьому користувач може здійснювати пошук та переглядати документи, що містяться в архіві, за допомогою звичайного браузера.

Основною проблемою, яка істотно знижує ефективність автоматизації облікових робіт, є проблема узгодження форматів подання даних. Через те пошук прийнятного формату є принциповим при побудові об'ємних інформаційних систем.

Аналіз світового ринку виробників економічного програмного забезпечення показує, що основною тенденцією є перехід на використання Internet/Intranet технологій. Значною мірою ця тенденція пов'язана з розвитком концепції XML (Extensible Markup Language), оскільки сприяє зручному описанню складних структур, як XML-об'єкти.

Технологічна структура корпоративної інформаційної системи, побудованої на основі концепції XML, містить три компоненти: сервер баз даних, сервер XML-даних та сервер HTML- інтерфейсу. В такій триланковій структурі XML використовується як відкритий стандарт обміну даними поміж прикладними програмами і дає змогу ефективно застосовувати окремі модулі різних розробників у межах однієї інформаційної системи.

Важливою перевагою пропонованої архітектури є відсутність спеціалізованої програми-клієнта, оскільки використання HTML-інтерфейсу дає змогу керувати системою із будь-якого WEB-браузера.

← Предыдущая страница | Следующая страница →