Поделиться Поделиться

Задачі і функції закупівельної логістики

В країнах з ринковою економікою основною метою закупівельної логістики є задоволення потреб виробництва в матеріалах з максимально можливою економічною ефективністю.

Проте її досягнення залежить від рішення цілого ряду задач. В узагальненому вигляді дані задачі дозволяється згрупувати таким чином.

1. Витримка обґрунтованих термінів закупівлі сировини і комплектуючих виробів (матеріали, закуплені раніше наміченого терміну, лягають додатковим навантаженням на оборотні фонди підприємств, а спізнення в закупівлях може зірвати виробничу програму чи привести до її зміни).

2. Забезпечення точної відповідності поміж кількістю поставок і потребами в них (надлишок чи недостатня кількість товарно-матеріальних ресурсів, що поставляються, також негативно впливає на баланс оборотних фондів і обсяги випуску продукції і, за винятком того, може викликати додаткові витрати при відновленні балансового оптимуму).

3. Дотримання вимог виробництва за якістю сировини і комплектуючих виробів.

Основу економічної ефективності закупівельної логістики складають пошук і закупівля необхідних матеріалів задовільної якості за мінімальними цінами. У вивченні ринку, яке проводиться відповідними підрозділами підприємств, питання цін – головне, проте істотну роль також відіграє аналіз інших чинників, у через те числі можливих логістичних витрат і термінів поставок.

Для оптового покупця таке положення справ вимагає точного розрахунку витрат. Хоча ступінь впливу постачальницьких витрат на рівень загальних виробничих витрат в трудомістких і капіталомістких галузях не такий великий в порівнянні з іншими галузями економіки, особливо матеріаломісткими, розрахунок витрат на придбання сировини і матеріалів багато в через що визначає подальшу стратегію виробництва і збуту кінцевої продукції.

В західній практиці закупівельної діяльності існує ряд "загальних правил" чи рекомендацій, які не тільки істотно полегшують відносини з постачальниками і банківською сферою, проте і зміцнюють положення виробництва, створюють умови для виживання в конкурентній боротьбі. Даний своєрідний кодекс характеризує етичні норми партнерства. Він може бути стисло сформульований таким чином: в основі успішної підготовки і виробництва продукції, за інших рівних умов, лежать хороші відносини поміж підприємцем, з одного боку, і кредиторами і постачальниками, з іншою. Особливу увагу слід приділити відносинам з кредиторами, оскільки їх довір'я і готовність допомогти особливо важливі.

У відносинах з постачальниками рекомендується триматися декількох основних принципів:

1. Поводитися з постачальниками так само, як з клієнтами підприємства.

2. Не забувати демонструвати на ділі спільність інтересів.

3. Знайомити постачальника із своїми задачами і бути в курсі його ділових операцій.

4. Проявляти готовність допомогти у разі виникнення проблем у постачальника.

5. Дотримувати прийняті на себе зобов'язання.

6. Враховувати в діловій практиці інтереси постачальника.

7. Підгримувати, по можливості, стабільні контакти в діловій сфері.

На оптимізацію ланки логістичного ланцюга "закупівля" впливають не тільки зовнішні чинники, перераховані вище, проте і внутрішні пріоритети, пов'язані з різним розумінням оптимальної діяльності і цілями інших ланок, що викликає необхідність пошуку економічних компромісів поміж різними структурними підрозділами підприємства.

Розвиток нових областей економіки і завжди більш різноманітна пропозиція товарів на ринках промислово розвинених країн Заходу ускладнює функції сфери закупівель сировини і матеріалів. Успішне здійснення закупівель припускає наявність обширної інформації про ринки, де вони здійснюються. Що ж до задач дослідження ринку закупівель, то вони полягають в регулярному зборі і оцінці докладної інформації в цілях визначення місткості ринку і створення передумов для оптимізації закупівель.

Початковим пунктом дослідження ринку повинно бути точно сформульована постановка проблеми. Поштовхом до проведення дослідження можуть стати міркування стосовно розмірів витрат, змін у власній програмі збуту, використання технічного прогресу, підвищення питомої ваги підприємства на ринку, конкуренції, ненадійності постачальників, неясності розмірів пропозиції в майбутньому і багато чого іншого. Найпростіший алгоритм рішення задачі дослідження ринку може бути представлений у вигляді структури його інформаційного забезпечення переліку типів ринку і приведених нижче питань відносно них.

Мета проведення досліджень ринку закупівель сировини і матеріалів визначає одночасно і тип ринків, які повинні бути досліджені. Це:

• безпосередні ринки, (що забезпечують в даний час потреби в сировині і матеріалах);

• опосередковані ринки (ринки, що використовуються постачальниками);

• ринки замінників матеріалів (повністю чи частково замінюваних продуктів);

• нові ринки.

Одержана інформація повинна відображати такі ринкові категорії, як пропозиція, попит і ринковий баланс. На базі одержаної інформації, як правило, дається відповідь на наступні питання:

– яка структура досліджуваного ринку? (яка форма ринку має місце?);

– як організований досліджуваний ринок? (як протікає балансування попиту і пропозиції?);

– яким чином розвиватимуться структура і організація ринку?

Для того, щоби дозволяється було глибше з'ясувати значення перерахованих питань і одержати на них достовірні відповіді, інформація часто подається в трьох аспектах:

а) сучасний аналіз ринку ("моментальний знімок");

б) динаміка зміни кон'юнктури ринку;

в) прогнози зміни ринку.

При проведенні аналізу важливим інструментом дослідження ринку закупівель товарів виробничого призначення є запити потенційних споживачів. Використовуючи запити, ринок дозволяється зорієнтувати на потенційний попит.

Дослідження ринку закупівель сировини і матеріалів можуть розглядатися усередині підприємства і як засіб вирішення проблем, що виникають в наукових дослідженнях і конструкторських розробках, які пов'язані з характеристиками нової сировини і комплектуючих. За винятком того, необхідно мати на увазі, що важлива інформація про зміни і тенденції розвитку ринку закупівель сировини і матеріалів може бути одержана на основі внутрішньозаводської чи внутрішньофірмової звітності. Вивчення ринку з метою закупівель сировини і комплектуючих виробів, як правило, проводиться паралельно з розробкою нової продукції. Наприклад, в машинобудуванні воно починається і здійснюється на стадії конструювання виробів. Задача органів постачання – забезпечити конструкторів необхідними каталогами, описами, проспектами за профілем роботи, що проводиться, з метою їх повної і об'єктивної орієнтації у відповідних питаннях. Проте каталоги і описи звичайно не містять інформації про ціни, без чого важко добитися економічно вигідних рішень за матеріалами і конструкцією майбутніх виробів. Через те прямою задачею забезпечуючих органів є збір інформації про ціни, можливих термінах поставок, транспортних витратах і пошук їх оптимального поєднання.

Кількість матеріалів, дата початку поставок і тривалість періоду їх надходження залежать від виробничих програм підприємства, які, у свою чергу, визначаються результатами вивчення ринків збуту. Загальною проблемою для більшості підприємств є наступна дилема. Як здійснити виробничу програму: шляхом прямого, проте не завжди економічно ефективного забезпечення матеріалами чи затримуючи випуск продукції у зв'язку з витратами додаткового часу на закупівлю економічно вигідних матеріалів?

Вивчивши ринок і зупинившись на яких-небудь конкретних постачальниках, відділ закупівель зобов'язаний визначити потреби підприємства чи фірми в конкретних поставках. Визначення потреб грунтується на стратеги управління запасами, якому в навчальному посібнику присвячений спеціальний частина. В даному розділі позначимо лише головні принципи визначення потреб. Перш за завжди, визначення потреб означає виявлення продуктів і послуг, їх якості, кількості в основному двома методами: шляхом визначення потреб на основі замовлень і планомірного визначення потреб на основі витрат.

Визначення потреб на основі замовлень, наприклад в машинобудуванні, відбувається шляхом розкладання специфікацій на окремі комплектуючі з урахуванням вже наявних складських запасів. Первинними потребами тут є потреби в готових виробах, вторинними – вузли, з яких вироби збирають, третинними – деталі, з яких складають вузли. Терміни задоволення подальших потреб визначаються на основі термінів закупівлі попередніх.

Коли потреби на основі замовлень не можуть бути визначені чи використання цього методу недоцільне, тоді використовують метод визначення потреби на основі витрат чи минулого досвіду. Прогнозована потреба в цьому випадку визначається за допомогою найпростіших розрахункових методів. На доповнення до них на практиці часто користуються інтуїтивними методами прогнозу – перш за завжди в тих випадках, коли на витрати не впливають сезонні коливання та інші зовнішні чинники.

В західних країнах продукція виробничого призначення, що купується підприємством, класифікується по видах заготовленого товару і способах їх закупівлі. Зі всього різноманіття традиційно виділяються наступні види товарів: сировина і головні матеріали, паливо, комплектуючі і обладнання. Такий розподіл ґрунтується на приблизно однотипній питомій вартості, а також умовах зберігання і використання окремих видів товарів.

Способи поставки матеріалів, що закуповуються, вельми різноманітні. Товари, потреба в яких виникає непередбачено і не вимагають тривалого зберігання, закуповуються, як правило, в терміни, близькі до їх споживання. Матеріали разового і постійного споживання, що зберігаються до певного моменту, закуповуються на умовах договірної поставки, що обумовлює точний час підвезення. При ' такому способі поставки обсяги запасів матеріалів на підприємстві зменшуються, а пов'язані з ним витрати скорочуються. Сприяють різкому зниженню виробничих запасів регулярні поставки таких партій матеріалів, які доставляються споживачу через певні інтервали часу згідно до графіка потреби в них виробництва на той чи інший період. В цілях спрощення процедури оформлення замовлень і зниження невиробничих витрат застосовуються групові поставки декількох видів споріднених товарів, що купуються дрібними партіями. В цих же цілях підприємства стали використовувати автоматизовану систему комп'ютерного зв'язку. Підприємства здійснюють також кон'юнктурні і спекулятивні закупівлі товарів.

Найважливіший елемент в політиці закупівель – аналіз ціни товарів, що купуються. Для аналізу ціни закупівель, так само, як і аналізу вартості власного виробництва, використовуються різні види розрахунків:

а) простий метод калькуляції (ознака загальних витрат ділиться на ознака виробничої продукції);

б) калькуляція по еквівалентних показниках (витрати розділяють по

окремих статтях і беруться середні показники);

в) постійна калькуляція (точний облік витрат по кожній операції на базі автоматизованої системи обліку – АСО).

Аналіз цін враховує також додаткові роботи і послуги, наприклад, проведення консультацій, підготовку документації, упаковку, митні збори, транспортування тощо. При цьому застосовуються наступні види аналізу ціни:

– аналіз ціни в термін від виникнення продукту до його надходження споживачу (постатейною калькуляцією визначають ціну – НЕТТО, включаючи заготовчі витрати);

– аналіз ціни, розрахованої за загальною вартістю проведеної роботи, і послуг (тут додатково враховують витрати на контроль, зберігання, фінансування);

– аналіз ціни на основі корисності продукту (на базі суб'єктивних оціночних критеріїв визначається, скільки даний продукт чи послуга можуть коштувати на ринку);

– аналіз ціни при тенденції її підвищення на аналогічні товари (за допомогою розподілу витрат на первинні, з розрахунку на одиницю продукції зараз, і подальші витрати – для розрахунку ціни на певну партію продукції);

– аналіз ціни (за допомогою кривої освоєння нової продукції);

– аналіз ціни в тимчасовому періоді (порівнюються стара і нова комерційна пропозиція, при цьому враховуються зміни в сировині, витратах, ринкових відносинах, що використовуються);

– аналіз ціни первинних витрат на одиницю продукції;

– аналіз за допомогою змінних цін (застосовуються в основному при розробці довгострокових договорів при раптовій зміні цін);

– аналіз цін на основі відкритих даних (курс валют, біржові курси, митна статистика тощо).

При здійсненні закупівель покупець не обов'язково повинен розраховувати складові ціни одержуваного товару, проте останнім часом завжди частіше поміж покупцем і продавцем відбувається обмін даними, що містять складові витрат виробництва і інші елементи, з яких складається ціна продукту закупівель. Особливо широке використання така практика одержала при укладанні довгострокових договорів про поставки.

Транспортні витрати також знаходяться в полі зору органів матеріально-технічного забезпечення. Беруться до уваги не тільки дальність перевезень, проте і вид транспорту, швидкість доставки, розмір вантажів, спосіб їх упаковки, методи перевантаження у разі змішаних договорів.

За винятком транспортних витрат значні витрати викликає зберігання матеріалів (про них буде сказано нижче). Тут постачальницька діяльність має однозначну мету – забезпечити ефективне виконання виробничої задачі за рахунок зведення, по можливості, до мінімуму, обсягу запасів. Необхідно відзначити, що в даний час, в умовах відсутності дефіциту на більшу частку сировини, напівфабрикатів і різних комплектуючих виробів в західних країнах, органи постачання не відчувають потреби в створенні зайвих запасів (така потреба стихійно формується при здійсненні дефіциту). Проте, було б неправильно вважати, що у сфері капіталістичного виробництва відсутні спонукальні причини створювати зайві запаси. Кон'юнктурні і сезонні коливання цін, інфляція, зміна політико-економічної обстановки в регіонах світу, що виробляють сировину, і інші чинники можуть бути такими стимулами.

Важливою функцією служб постачання різних підприємств є вибір постачальника для компанії. Такий вибір здійснюється в даний час, в основному, двома методами. Перший – аналіз можливих варіантів і пропозицій здійснює торговий агент підприємства, котрий відповідає за закупівлі. Він вибирає постачальника, виходячи перш за завжди з найнижчих закупівельних цін, робить замовлення, стежить за його виконанням і прагне вирішити виникаючі проблеми. Всі питання звичайно розв'язуються за допомогою сучасних засобів зв'язку, обмін офіційною документацією зведений до мінімуму.

Другий метод полягає в колегіальному обговоренні можливостей і потреб в поставках. Аналіз проводиться як на рівні відділу закупівель підприємства, так і на рівні взаємодії вищеназваного відділу з виробничим і відділом контролю якості продукції.

Існує і третій шлях, котрий застосовується в основному для забезпечення постачання підприємства з нового, погано вивченого ринку. Подібна ситуація може скластися в результаті виникнення потреби в принципово новій для підприємства сировині і комплектуючих. Така потреба з'являється при диверсифікації виробництва і розробці принципово нової продукції, а також здійсненні закупівель по імпорту чи в не вивченому підприємством регіоні і через те подібних ситуаціях. В цих випадках відділ закупівель чи торговий агент частіше за завжди звертається на підприємство чи бюро, що виконує посередницькі функції. Як правило, посередницька компанія має достатньо обширну інформацію про можливості потенційних постачальників з погляду програми випуску їх продукції, її якості, швидкості реалізації одержаних замовлень.

В одних випадках фірми-посередники за заздалегідь обумовлену платню знаходять можливих постачальників чи споживачів продукції, дають консультації по юридичному і фінансовому аспектам передбачуваних операцій. В інших, одержуючи повноваження від підприємств-клієнтів, беруть на себе організаційну і фінансову сторону угоди за обумовлений відсоток прибутку чи деяку частку від суми контракту. В цьому випадку вони стежать за кількістю і якістю поставок, піклуються про своєчасну доставку, можуть надавати послуги з складування, комплектування, упаковки, сортування і інших допоміжних операцій.

З 80-х років в організації закупівельного процесу на деяких підприємствах посилюється функція планування. Планування процесу закупівлі продукції і послуг для задоволення потреб підприємства знаходиться в загальному руслі процесу управління ресурсами і стає важливою функцією в постачальницькій діяльності. В ході планування враховується ряд чинників, зокрема; темпи інфляції і можливість девальвації валют деяких країн, що призводить до зростання цін; зростання концентрації капіталів на ринку поставок; технологічний розвиток виробництва; поява нових матеріалів тощо, без чого важко оцінити перспективи розвитку постачальницьких служб підприємства.

Керівництво багатьох підприємств давно усвідомило, що планування зв'язків з ринком поставок має таке ж важливе значення для успішного функціонування, як і планування ринку збуту. В умовах насиченості ринку закупівлі, даний чинник може значно впливати на зростання прибутку разом з продажем продукції.

Практично нове відношення до функції постачання реалізується через розробку плану чи основних положень стратегії закупівель. Політика постачання виробляється на підставі аналізу двох аспектів: важливості передбачуваної закупівлі (з погляду її потенційної дії на характеристики виробленої продукції, скорочення виробничих витрат, збільшення прибутку) і особливостей ринку поставок – обмеженості ринкових можливостей, наявність бар'єрів на шляху проникнення на ринок, монопольного чи олігопольного характеру ринку.

Керівництво відділу постачання, спираючись на вищеназвані чинники, оцінює позицію свого підприємства по відношенню до постачальників шляхом систематичного аналізу можливостей потенційних постачальників і вимог з боку свого підприємства. На підставі аналізу створюється набір варіантів поведінки підприємства по відношенню до постачальників в конкретних ринкових зонах. Відділ постачання при тій чи іншій стратегії виконує свою постійну задачу і виявляє нові джерела поставок.

Одне з ключових питань матеріально-технічного постачання промислових підприємств в західних країнах – якість сировини і комплектуючих виробів, що поставляється. Необхідно підкреслити, що, не дивлячись на конкуренцію серед потенційних постачальників на внутрішньому і міжнародному ринку, проблема якості матеріальних ресурсів стоїть достатньо гостро.

Найсолідніші західноєвропейські, американські і японські компанії, що борються за ринок збуту своєї продукції, розробляють і скрупульозно виконують програми по підтримці і підвищенню якості своєї продукції. Значну увагу в них надається якості поставок. Характерним прикладом в цій справі може бути досвід компанії "ITT Кеннон Норт Америка" (США). В структурі управління компанією створена так звана "група по відбору постачальника", в якому входять представники системи матеріально-технічного постачання компанії, фінансової служби, виробничого відділу. Група відбирає як постачальників лише тих, хто проявив чи може проявити здатність задовольнити рівень запитів, "ITT", що пред'являються. Група висуває технічні вимоги до предметів закупівель, засновані на технічних вимогах до кінцевої продукції, які передаються постачальнику.

При розгляді можливостей постачальника на перше місце висуваються наступні вимоги:

– наявність обладнання для виробництва продукції необхідної якості;

– можливість проводити випробування якості за заданою програмою і за допомогою необхідних приладів;

– контроль і атестація вхідних матеріалів і сировини;

– наявність необхідних документів і інструкцій, що визначають кількість робочих операцій і їх контроль;

– наявність маршрутних документів, підтверджуючих проведення всіх необхідних операцій по виробництву і контролю.

Програми підтримки якості комплектуючих, що закупляються, і сировини настільки глибоко обдумуються, що в розрахунок береться навіть організація навчання персоналу постачальників-суміжників. Задачею навчання, як правило, є підвищення рівня знань персоналу, котрий інформують про новітні технології і процеси, щоби зробити обслуговування обладнання і приладів більш кваліфікованим і ефективним.

В практиці матеріально-технічного постачання зустрічаються випадки поставок товарів посередньої і низької якості. У зв'язку з цим використовуються різні економічні заходи, що направлені на зниження обсягу низькоякісних поставок. В більшості випадків некондиційні поставки повертаються компанії-винуватцю, оплата за них не проводиться, можливі і штрафні санкції.

Останніми роками виникли деякі нові організаційні форми співпраці, мета яких – підвищення якості продукції, спрощення процедури складання контрактів і контролю за їх виконанням. Наприклад, у Німеччині в машинобудівному комплексі, ряд підприємств різної величини об'єдналися в асоціацію з метою поліпшення виробничого забезпечення. Ця група підпримств спеціалізується на складному і вимагаючому високої технології виробництва промислових роботів, потокових ліній, систем управління гнучкими виробничими комплексами, периферійного устаткування для виробничо-технологічних систем. Подібне виробництво вимагає значної кількості компонентів: гідравлічних, пневматичних, електронних, електротехнічних тощо.

Разом з комплексом задач, поставлених перед асоціацією в області розвитку перспективного планування виробництва, розробки новітньої техніки, забезпечення виходу на ринок, однією з головних проблем стала виробнича кооперація і матеріально-технічне постачання підприємств. Дрібні і середні компанії в цій групі розробляють і виробляють нові і наукомісткі компоненти складних систем, що випускаються крупними підприємствами. Тим самим вони не тільки здійснюють постачальницькі поставки для крупних підприємств, проте і активно впливають на їх технічну і збутову політику.

Створена в середині 80-х років асоціація усередині Об'єднання машинобудівників і виробників промислового обладнання Німеччини дозволила тісно прив'язати постачальників до споживачів і ефективно вирішити питання якості поставок і кінцевої продукції, що дає чималі вигоди для об'єднання і конкурентної боротьби із зарубіжними виробниками. За винятком того, створюються умови для довгострокової кооперації. Завжди це сприяє реалізації продукції фірм, що входять в асоціацію, надає можливості для консультації в усному і письмовому виді про постачання і дані про вироблену продукцію.

Однією з відносно нових форм постачання є також створення центру по закупівлях.

При аналізі чинників, що впливають на формування складу центру, необхідно враховувати, що ступінь залученого персоналу підприємства в закупівельний процес змінюється на різних його стадіях, Так, при первинній закупівлі, коли спостерігається зацікавленість в цьому процесі більшості функціональних підрозділів, їх представники беруть участь в роботі центру. У міру того, як процес закупівлі переходить від стадії усвідомлення потреби в даній закупівлі до кінцевої стадії – укладення договору з постачальником, відповідальність за ухвалення рішення переноситься на керівництво відділом постачання.

Довгострокова кооперація з постачальниками, характерна для сучасного ринку товарів виробничо-технічного призначення в країнах Західної Європи, ставить перед відділами постачання підприємств також одну задачу – визначення балансу поміж ресурсами постачальника і споживача, тобто реалізацію концепції управління сумісними ресурсами.

Як наприклад дозволяється розглянути шведську компанію "Еріксон інформейшн системз" ("ЕІС"), яка розробила свою систему постачання. Згідно з нею, центр по закупівлях матеріалів компанії підключається до розробки нової продукції з найперших кроків. В компанії вважається, що її успішне функціонування в майбутньому залежить від уміння центру по закупівлях створити адекватну структуру поставок. Це означає, що центр по закупівлях починає вибір постачальників на стадії розробки продукції з урахуванням інтересів майбутніх споживачів. Компанія Використовує можливості постачальників взяти участь в розробці продукції, необхідної для "ЕІС" (це прагнення визначається обмеженістю ресурсів самої компанії "ЕІС").

Система постачання, що грунтується на використанні потенціалу постачальників, в цілому була прийнята компанією "ЕІС". Вже через рік після її впровадження "ЕІС" зуміла реалізувати проект, в якому постачальники брали найактивнішу участь і в розробці, і у виробництві продукції в рамках кооперації. В даний час закупівельні групи компанії працюють в різних країнах світу, укладаючи контракти із зовнішніми постачальниками. Нова стратегія радикально змінила роль закупівельного центру в компанії "ЕІС", зробивши його провідною ланкою на стадії як розробки продукції, так і її виробництва. В компанії "Сааб-Сканіа" (Швеція) в задачу відділу постачання входять такі функції, як: розробка основи технічного рішення вимог, що пред'являються, висунення конкретних пропозицій відносно технології розробок, забезпечення тестування компонентів в лабораторіях компанії. В "Сааб-Сканіа" прийнято, що відділ постачання відповідає за всі контакти з постачальниками, він також є зв'язуючою ланкою для передачі запитів і результатів спільної діяльності поміж компанією і постачальником.

За винятком того, однією з найважливіших задач відділу постачання в найближчому майбутньому повинна стати направлена робота з постачальниками відносно орієнтації їх технічних розробок, виходячи з інтересів компанії. Це вимагає від співробітників відділу знань про потенційні можливості постачальників, їх уміння і готовність здійснити необхідну адаптацію продукції, що розробляється.

У зв'язку з цим сформувалися і абсолютно нові задачі відділу постачання: аналіз і координація внутрішніх функцій компанії – дизайну, виробництва і постачання порівняно з аналогічними функціями постачальників; систематичний аналіз співвідношень поміж можливостями і цілями внутрішніх і зовнішніх процесів розробки продукції.

← Предыдущая страница | Следующая страница →