Поделиться Поделиться

Импорт данных в MS ACCESS

Взаимодействие MS ACCESS с MS WORD и MS EXCEL

Таблицы, запросы, формы, отчеты можно передавать в MS WORD и MS EXCEL, и обратно - данные из таблиц MS WORD и MS EXCEL можно передавать в MS ACCESS.

Экспорт данных из MS ACCESS.

Выделив в окне базы данных какой-либо объект, через меню ФайлСохранить как/экспортможно преобразовать объект в формат приложений MS OFFICE (или формат HTML, или формат различных баз данных других типов) и сохранить в файле выбранного типа.

1) Экспорт в MS WORD производится в универсальном формате .rtf (Rich Text Format). Объекты OLE не экспортируются. Формы экспортируются в табличном виде. При экспорте отчета сохраняется формат текста и параметры страницы, но не сохраняются графические разделители.

Импорт данных в MS ACCESS - Инвестирование - 1

Через пункт меню Сервис → Связи с Office → Публикация в MS WORDможно произвести преобразование типа файла в формат .rtf с одновременным открытием его в окне MS WORD.

Импорт данных в MS ACCESS - Инвестирование - 2

2) Экспорт в MS EXCEL может производиться в формате xls. Экспорт с одновременным открытием файла в окне MS EXCEL может быть выполнен через пункт меню СервисСвязи с OfficeАнализ в MS EXCEL.

Импорт данных в MS ACCESS - Инвестирование - 3

Кроме того, открыв какой-либо объект в режиме таблицы, можно передать всю или часть таблицы копированием через буфер обмена. При вставке из буфера в MS WORD скрытые столбцы не передаются, а в MS EXCEL будут вставлены все столбцы таблицы.

Импорт данных в MS ACCESS.

Импорт данных выполняется через пункт меню:

Внешние данные → Импорт. В списке Тип файловможно выбрать тип импортируемых файлов xls, или html, или txt и др.

Можно импортировать таблицу MS EXCEL в новую таблицу ACCESS или в существующую.

Импорт в существующую таблицу наиболее надежен при одинаковой структуре таблиц MS ACCESSи MS EXCEL. В противном случае возможны непредсказуемые ошибки, так как система не контролирует правильность соответствия типов полей при передаче данных.

При импорте в новую таблицу структура таблицы MS EXCEL должна соответствовать требованиям MS ACCESS, а именно:

Импорт данных в MS ACCESS - Инвестирование - 4 все строки таблицы должны иметь одинаковый набор полей;

Импорт данных в MS ACCESS - Инвестирование - 4 в таблице не должно быть промежуточных строк с вычислениями;

Импорт данных в MS ACCESS - Инвестирование - 4 желательно, чтобы на листе, с которого производится импорт, находилась всего одна таблица.

В процедуре импорта возможен отказ от передачи некоторых полей, а также изменение имен полей. При импорте формулы MS EXCEL игнорируются, а результаты расчетов сохраняются в формате с плавающей точкой.

Предположим, что в MS EXCEL создана таблица – график отпусков, которую надо импортировать в MS ACCESS.

График предоставления отпусков в 2004 году
ФИО Пред. отпуск Тек. Отпуск
Акимов П.Д. 01.02-20.02.03 05.06-24.06.04
Борисов М.Э. 10.05-05.06.03 04.09-23.09.04
Горина А.Е. 15.03-02.04.03 05.06-24.06.04
Иванов П.Л. 04.01-30.01.03 15.05-03.06.04
Киселев П.Д. 05.04-01.05.03 31.07-19.08.04
Николаев Б.В. 06.09-25.09.03 06.10-18.10.04
Петров А.Д. 28.06-24.07.03 03.07-29.07.04
Попов П.О. 04.10-16.10.03 26.06-22.07.04
Смирнова П.З. 04.05-25.05.03 07.08-29.08.04
Фокин П.Н. 01.11-27.11.03 14.08-02.09.04

Процедура импорта этой таблицы следующая:

1) В MS EXCEL скопируйте таблицу на второй лист без заголовка. Закройте файл с сохранением в файле Отпуск.xls .

2) В MS ACCESS откройте базу Кадры .

3) Выполните команду Внешние данные → Импорт из меню Файл.

4) В списке Тип файловвыберите Microsoft Excel (*.xls) и и найдите файл, содержащий таблицу Отпуска. Нажмите кнопку Импорт .

5) В диалоговом окне выберите Лист2. Нажмите кнопку Далее >.

Импорт данных в MS ACCESS - Инвестирование - 7

6) Поставьте флажок у строки «Первая строка содержит заголовки столбцов ». Нажмите кнопку Далее >.

Импорт данных в MS ACCESS - Инвестирование - 8

7) Выберите режим сохранения в новой таблице. Нажмите кнопку Далее >.

8) Выделяя последовательно поля таблицы, измените, если нужно, имена полей. Задайте индексирование по полю ФИО. Нажмите кнопку Далее >.

9) Выберите режим «Автоматически создать ключ ». Нажмите кнопку Далее >.

10) В рамке Импорт в таблицузадайте имя таблицы Отпуск . Нажмите кнопку Готово .

Импорт данных в MS ACCESS - Инвестирование - 9

Этот пример демонстрирует лишь процедуру импорта. Анализируя новую таблицу, легко заметить, что реализации учета отпусков в MS ACCESS таблица такой структуры не годится.

Прямой импорт из MS WORD невозможен. Возможен импорт из текстовых файлов типов csv, txt, sdf, в которых данные в строках разделены запятой, или пробелом, или символом табуляции, а строка заканчивается символом конца строки.

← Предыдущая страница | Следующая страница →