Поделиться Поделиться

Ділові поїздки

ПЛАНУВАННЯ ТА ПІДГОТОВКА ДІЛОВИХ ПОЇЗДОК

Є величезна кількість причин для ділових поїздок бізнесмена. Можливо, ваша посада і робота також потребують частих відряджень. Якою б не була причина поїздки, для того, щоби вона пройшла вдало, перед від'їздом ви повинні мати відповіді на такі питання:

1. Через що я їду? Вам необхідно чітко усвідомлювати цілі вашого відрядження. Завдання, поставлені перед вами, мають бути

відомі також тим особам, які зустрічатимуть Вас і працюватимуть з вами під час відрядження. Розуміння очікуваних

результатів допоможе всім відчувати себе комфортно і впевнено, зосередитися на підготовці до майбутньої роботи, що у

свою чергу, безумовно, стане запорукою ефективного використання робочого часу.

3. 3 ким мені необхідно зустрітися, кому треба передзвонити під час поїздки? "Звалитися на голову" комусь із ваших партнерів чи клієнтів, приїхавши без попередження, - відверта грубість. Такого роду поїздка-експромт може бути (і швидше за завжди виявиться) мало чи абсолютно неефективною. Адже до клавши певних зусиль для того, щоби дістатися до місця призначення, ви можете з'ясувати, що потрібна вам людина буде відсутньою протягом наступного тижня. Хороші манери вимагають заздалегідь попередити про свої плани відносно поїздки, а також максимально наблизити відповідний графік до графіка сторони, що приймає, зробивши його найзручнішим для господарів.

4. Що мені необхідно взяти з собою? Значення, "вартість", ефективність ваших зустрічей під час відрядження можуть бути значною мірою знижені, коли ви не будете мати необхідних матеріалів та документів. Коли ви заздалегідь поставите собі таке питання, це допоможе вам не тільки не забути потрібні папери та інші матеріали, проте й перевірити, наскільки вони готові.

5. Яким буде наступний після поїздки крок? Ваше відрядження може бути лише одним кроком по довгій дорозі, якою прямує ваша фірма/компанія до поставлених цілей. Коли ви будете знати кінцеву мету, вам буде легше уникнути зупинок та обходів.

Куди б не була ваша ділова поїздка - у місто, до якого дозволяється дістатися за 20 хвилин, чи на Гаваї, кожну хвилину вашого відрядження ви представляєте свою компанію, і через те ваша поведінка, поводження мають величезне значення. До того ж, чим більше часу ви проводите у поїздках, за межами офісу, тим більше ви демонструєте і підтверджуєте свою здатність самостійно виконувати поставлені завдання, приймати необхідні рішення та робити логічні висновки.

Чи ви готові? Дати відповідь вам допоможуть наведені нижче запитання для самооцінки.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМООЦІНКИ.

Дайте відповідь "Так" чи "Ні"

1. Після закінчення вашого відрядження ви маєте відправити лист-подяку особам чи організаціям, які допомагали вам під час поїздки.

2. Коли ви подорожуєте у справах, ви насправді не на роботі, не в офісі, через те допустимо не так уважно дивитися за зачіскою, носити не костюм, а комфортний спортивний одяг і планувати відпочинок під час вашого відрядження.

3. Під час світських заходів з вашими діловими партнерами-господарями, з якими ви зустрічаєтесь у відрядженні, ви можете пити стільки алкогольних напоїв, скільки вам заманеться: адже сторона, що приймає, бажає, щоби ви отримали задоволення і добре провели час, до того ж, за завжди було сплачено заздалегідь.

4. Мати справу з діловими партнерами з інших міст, регіонів чи країн значно легше, коли ви попередньо ознайомитеся з необхідною інформацією про людей/компанію/місце, які ви відвідуєте.

5. Коли ви знаходитесь у новому місті чи новій країні, господарі пробачать вам запізнення на зустрічі та переговори, розуміючи, що ви недобре знаєте місцевість і вам важко орієнтуватися і знаходити дорогу.

6. Виходячи з залу засідань на конференції, від'їжджаючи з готелю, прощаючись в аеропорту, варто обійняти якомога більше людей, щоби вони могли зрозуміти, якою відкритою людиною ви є і яке задоволення ви отримуєте від спілкування з ними.

Коли ви часто подорожуєте, то, очевидно, як і всі, хто багато їздить, вже прийшли до висновку про те, що найважливішим у дорозі є самозабезпеченість та максимальне дотримання усталеного щоденного режиму.

Заздалегідь плануйте свою поїздку і при цьому намагайтеся максимально дотримуватися звичного та зручного для вас режиму, повсякденного ритму. Це значною мірою допоможе вам краще пристосуватися до незвичних, нових умов, людей та оточення.

Починайте планувати свою поїздку, як тільки будуть остаточно визначені її дати. Не варто чекати якихось особливих умов, зразу приступайте до замовлення квитків та місця у готелі: з часом їх навряд чи стане більше, а вартість, коли і зменшиться, то ненабагато.

Зробивши це, приступайте до складання списку інформації, необхідної для успішного проходження вашого відрядження. У цьому списку мають бути:

· Інформація про ваш політ до місця призначення: номер рейсу; час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні телефонні номери.

· Інформація про необхідний вам наземний транспорт: назва агенції, де ви орендували/замовили машину; підтвердження вашого замовлення.

· Назва готелю, у якому ви будете проживати, його адреса, телефонні номери, а також номер вашого замовлення.

· Час і місця запланованих на період відрядження зустрічей (коли можливо, з відповідними телефонними номерами).

· Ім'я господаря (імена господарів), номери Його (їхніх) телефонів та факсів, а також, за наявності, електронна(і) адреса(и).

· Інформація відносно організації харчування (за наявності такої).

· Заплановані вечірні світські заходи.

· Інформація про ваш зворотний шлях: номер рейсу; час І місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні номери.

Склавши такий список, зробіть його копії, одну віддайте своєму помічнику/секретарю чи начальнику, іншу - комусь із членів вашої сім'ї чи другу. Викладена інформація допоможе за необхідності зв'язатися з вами у будь-котрий час, а також бути у курсі можливих непередбачених змін у ваших планах (затримка літака, переселення в інший номер чи готель і т. ін.).

← Предыдущая страница | Следующая страница →