Поделиться Поделиться

Етикет ділового листування

План

2.8.1. Класифікація листів.

2.8.2. Реквізити листа та їх оформлювання.

2.8.3. Етикет ділового листування.

2.8.4. Оформлювання листа.

2.8.5. Різні типи листів.

Теоретичний блок

Діловий лист дозволяється зробити переконливішим, коли скористатися "магіями слова". Слово стає магічним, коли воно несподіване для контрасту і зможе приємно здивувати адресата.

Рон Теппер

Класифікація листів

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи відносять до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів поміж підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, відносять:

o листи-прохання;

o листи-звернення;

o листи-пропозиції;

o листи-запити; 9 листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, відносять:

o листи-попередження;

o листи-нагадування;

o листи-підтвердження;

o листи-відмови;

o супровідні листи;

o гарантійні листи;

o листи-повідомлення;

o рекомендаційний лист.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - низці установ, колективний лист - на одну адресу, проте пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити листа та їх оформлювання

Службові листи пишуть чи друкують на бланку чи чистому аркуші паперу. Головні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний Герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега чи над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, коли на бланку розміщено зображення Державного Герба України).

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.

4. Код організації установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту "Довідкові відомості про організацію" (09).

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомоги штампа чи друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють згідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 3467059

у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2009 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Коли лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій чи приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному.

Наприклад:

Видавництво "Освіта" Коваченкові С. М.

Коли листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому.

Наприклад:

Директорові TOB "Медіа Про" Токарчуку К. П.

В адресі дозволяється вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, коли ця посада - єдина в установі, організації чи на підприємстві.

Наприклад:

Генеральному директорові Спільного українсько-російського підприємства "Каскад" Директорові Науково-методичного центру професійно-технічної освіти

Коли особа, якій надсилають листа, має вчене звання чи науковий ступінь, то дані відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання дозволяється записувати у скороченій формі. Наприклад:

Начальникові Департаменту розвитку дошкільної

загальної середньої та позашкільної освіти

проф. Романенку В. П.

До реквізиту "адресат" може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: коли лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Київський міжрегіональний інститут

удосконалення вчителів імені Б. Грінченка

Відділ кадрів

Васильченкові Ф.К

вул. П. Тичини, 17, м. Київ, 04132

Реквізити адресата друкують праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з "Кому", а потім указують "Куди".

10. Будь-котрий службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить стислий виклад його основного змісту. Він має точно передавати зміст листа і відповідати на питання "про що?", наприклад: Про постачання автомобілів.

Коли в листі порушено кілька взаємопов'язаних питань, то заголовок може бути узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю.

Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження - від реєстрації в установі-адресанті до направлення його до справи після виконання в установі-адресаті.

Запам'ятайте!

Заголовок до тексту службового листа оформлюють від межі лівого берега без відступу; максимальна довжина рядка - 28 друкованих знаків. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

11. Текст листа складається з двох частин: опису фактів чи подій, що послужили підставою для написання листа; висновків і пропозицій.

12. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом із нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) коли лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, чи ті, що роз"яснюють його зміст, то відмітку оформляють так:

Доповнення: на 2 арк. у 1 прим.

2) коли лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції школи: на 2 арк. в 1 прим.

2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 3 арк. у 1 прим. Коли ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають

їх список, а в листі після тексту зазначають: Доповнення: згідно до списку на 7 арк.

13. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Коли лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціал(и) та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).

Наприклад:

Директор школи (підпис) П. Г. Остапенко

Голова оргкомітету (підпис) Г. Р. Рижук

Коли лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціал(и) та прізвище особи, котра підписує лист.

Наприклад: Голова акціонерного

банку "Мрія" (підпис) С. В. Фесенко

← Предыдущая страница | Следующая страница →