Поделиться Поделиться

Виконання резолюцій

Резолюція стосовно виконання вхідного документа може передбачати проведення виконавцем якихось дій чи бути нейтральною - наприклад, "взяти до відома". Коли в резолюції виконавцю(ям) доручено підготувати внутрішній чи вихідний документ, то здійснюється процес його підготовки.

Даний процес традиційно складається з таких етапів:

o підготовка тексту проекту документа;

o узгодження проекту документа;

o затвердження (підписання) документа.

Система дозволяє створювати і зберігати шаблони документів. У разі необхідності узгодження документа картка його проекту автоматично направляється по заданому маршруту (послідовному чи паралельному) посадовим особам, які повинні візувати документ. Виконавець проекту документа може аналізувати хід його візування та підписання.

Посадові особи, яким документ направлено на візування, можуть завізувати його, висловити свої зауваження і/чи внести їх у файл документа, V разі необхідності факт візування/підписання може засвідчуватися персональним електронним чи електронним цифровим підписом (може також застосовуватися процедура шифрування).

Підготовлений в електронному вигляді документ необхідно роздрукувати та зареєструвати в СЕД. Це здійснюється в порядку, схожому з реєстрацією будь-якого іншого документа, однак при цьому немає необхідності у скануванні.

Більшість СЕД дозволяють обмежувати доступ користувачів до інформації на рівні сервера, модуля (БД), документа та поля в документі. Забезпечується також протоколювання всіх дій користувачів з документами (прочитання, редагування тощо).

Система, як правило, дозволяє розмежовувати права користувачів на виконання певних функцій з опрацювання документа: реєстрація, редагування, затвердження (підписання), узгодження, направлення документа до справи, зняття з контролю тощо за допомогою механізму регулювання здійснення функцій згідно до повноважень користувачів.

Опрацювання вихідних документів

Після узгодження та підписання (затвердження) документ автоматично реєструється в СЕД як вихідний документ. Коли документ передбачає його відправлення зовнішнім адресатам, здійснюється контроль за відправленням паперових примірників.

За необхідності вихідний документ може бути опублікований в електронному вигляді на загальнодоступному порталі установи.

Після реєстрації вихідного документа його електронна копія та реквізити РОЦІ (хто підписав, кому документ надіслано) можуть бути відправлені установі-адресату електронною поштою. Таким чином, значно скорочується час проходження документа і співробітники установи-адресата дістають можливість ознайомитися зі змістом документа задовго до отримання паперового примірника.

Однак робота з вихідними чи внутрішніми документами не обмежується їх розсиланням. Після доведення документа до відома певних посадових осіб, установ чи громадян документ направляється до справи згідно до номенклатури і переміщується (копіюється) в архів.

У більшості СЕД передавання справ на архівне зберігання здійснюється автоматизовано за рахунок тісної інтеграції з системою автоматизації архівної справи.

Контроль за виконанням

СЕД забезпечують дійові засоби контролю за документообігом - від безпосереднього контролю керівником за виконанням власних резолюцій до контролю статистичних параметрів документообігу окремих підрозділів і установи в цілому.

Поточний контроль за виконанням резолюцій здійснюється на підставі записів у папці "На контролі" автора резолюції. РОЦІ перебувають у цій папці з моменту накладення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.

Загальний контроль за виконанням резолюцій здійснюється за допомогою функції "Пошук" шляхом відбору РОЦІ за різними реквізитами резолюцій. При цьому відбір може проводитися:

o для кожної картотеки і для всіх картотек відразу;

o за певний період часу реєстрації РОЦІ чи накладення резолюцій;

o за авторами і виконавцями резолюцій;

o за резолюціями, що знаходяться на контролі, чи знятими з контролю;

o за резолюціями, виконаними своєчасно чи з порушенням строку. Контроль за виконанням може здійснюватися також за допомогою

звітів, одержуваних під час роботи зі звітними формами системи автоматизованого документообігу.

Контрольні строки виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців у вигляді нагадувань і враховують ся в системі. Окрім безпосереднього контролю, СЕД здійснює інші види контролю з використанням звітів:

1. Відомості про документообіг. Звіт містить дані про обсяг документообігу певного структурного підрозділу, що має власну картотеку, за групами документів у зазначений період часу. При формуванні звіту враховуються документи, що перебувають у поточній картотеці;

2. Зведення про виконання контрольних документів, що містять відомості про кількість виконаних і контрольних документів, які перебувають на виконанні. Такі зведення формуються за документами поточної картотеки, тобто в них враховуються документи з резолюціями посадових осіб. Зведення про виконання контрольних документів можуть бути узагальненими чи за відповідальними виконавцями. При цьому вони можуть складатися для документів із заданим інтервалом дат реєстрації.

Окремий аспект контролю - протоколювання дій користувача із РОЦІ. У системі, як правило, передбачено автоматичну реєстрацію всіх змін, внесених у РОЦІ. Із цією метою по кожній картці ведуться протоколи змін основного та додаткового розділів РОЦІ, а також протоколи змін резолюцій. У протоколах реєструються дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.

Довідково-аналітична робота

Система дозволяє швидко одержувати відповіді на питання, у кого, де, на якій стадії виконання знаходиться документ. У процесі функціонування системи в ній накопичується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за поєднанням будь-яких реквізитів РОЦІ, а також пошук за текстом документа. У разі необхідності складний пошуковий запит може бути збережений і використаний багаторазово. Відібрані в результаті пошуку документи дозволяється зберігати в персональних папках користувачів чи роздруковувати у вигляді переліку.

Таким чином, система повинна, як мінімум, забезпечувати:

o єдину реєстрацію всієї вхідної кореспонденції, включаючи звернення громадян, з наступним направленням документів на розгляд керівництву установи чи до її структурних підрозділів;

o єдину реєстрацію всієї вихідної кореспонденції та внутрішніх документів установи;

o відстеження руху документів (документообігу) всередині установи, включаючи резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування) документів;

o направлення (списання) документів до справи згідно до затвердженої в установі номенклатури;

o контроль за виконанням доручень і вказівок керівництва, перевірку правильності та своєчасності виконання документів;

o пошук документів і одержання статистичних звітів про документообіг установи;

o формування реєстрів відправлення кореспонденції експедицією установи чи розсилання документів за допомогою систем електронної пошти.

← Предыдущая страница | Следующая страница →